Kiedy zastępca notarialny staje się notariuszem? Odpowiadamy!

Notariat to jedna z najbardziej prestiżowych i odpowiedzialnych gałęzi prawniczej profesji. Wielu młodych prawników marzy o tym, by pewnego dnia samodzielnie prowadzić kancelarię i sporządzać akty notarialne jako notariusz. Ale zanim do tego dojdzie, często trzeba przejść długą drogę — a jednym z kluczowych przystanków jest stanowisko zastępcy notarialnego. Tylko kiedy i na jakich zasadach taki zastępca może zostać notariuszem? Sprawdźmy!

Kim jest zastępca notarialny?

Zastępca notarialny to osoba, która:

• uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego,
• złożyła ślubowanie przed Ministrem Sprawiedliwości lub upoważnionym przedstawicielem,
• została wpisana do wykazu zastępców notarialnych, prowadzonego przez właściwą izbę notarialną.

To formalny status zawodowy, który umożliwia wykonywanie niektórych czynności notarialnych — ale wyłącznie w imieniu i na rzecz notariusza, na podstawie jego indywidualnego upoważnienia.

Status i rola w kancelarii

Zastępca notarialny nie prowadzi własnej kancelarii ani nie działa samodzielnie. Może być zatrudniony w kancelarii notarialnej i realizować powierzone zadania, jednak zawsze pod nadzorem notariusza, który ponosi pełną odpowiedzialność za wszystkie czynności kancelarii, także te wykonywane przez zastępcę.

W praktyce oznacza to, że zastępca nie ma pełni uprawnień notarialnych i nie posiada niezależności zawodowej charakterystycznej dla notariusza.

Zakres obowiązków zastępcy notarialnego

Zakres pracy zastępcy może być szeroki, ale uzależniony jest od zakresu udzielonego upoważnienia. W ramach pracy w kancelarii, zastępca może:

• sporządzać projekty aktów notarialnych oraz innych dokumentów,
• przygotowywać dokumenty notarialne do podpisu przez notariusza,
• udzielać klientom informacji związanych z czynnościami notarialnymi,
• asystować przy czynnościach notarialnych,
• samodzielnie sporządzać akty notarialne, ale wyłącznie w zakresie upoważnienia udzielonego mu przez notariusza.

Ważne: zastępca notarialny nie ma prawa do:

• prowadzenia działalności gospodarczej w formie kancelarii notarialnej,
• posługiwania się pieczęcią notarialną we własnym imieniu,
• działania bezpośrednio jako notariusz wobec stron czynności.

Zastępca notarialny a notariusz – podobieństwa i różnice

Choć zarówno zastępca notarialny, jak i notariusz wykonują czynności w ramach kancelarii notarialnej i mają za sobą aplikację oraz egzamin zawodowy, to ich status prawny, zakres kompetencji i odpowiedzialności różnią się zasadniczo. Poniższa tabela przedstawia najważniejsze różnice między tymi funkcjami:

Doprecyzowanie roli zastępcy

Zastępca notarialny to wykwalifikowany prawnik, który:

• ukończył aplikację notarialną,
• zdał egzamin notarialny,
• złożył ślubowanie,
• oraz został wpisany do wykazu zastępców przez właściwą izbę notarialną.

Zatrudniony jest w kancelarii notarialnej, ale nie prowadzi własnej działalności i nie może podejmować samodzielnych decyzji zastrzeżonych dla notariusza. Jego czynności mają charakter pomocniczy i zawsze są realizowane w imieniu i na rzecz notariusza – w granicach udzielonego upoważnienia.

Zastępca nie podpisuje aktów notarialnych jako organ, a jego pieczęć nie ma mocy urzędowej – jedynie uzupełnia czynności notariusza.

Notariusz – pełnia uprawnień i odpowiedzialności

Notariusz to osoba, która została powołana przez Ministra Sprawiedliwości do pełnienia urzędu notarialnego. Oznacza to, że:

• samodzielnie prowadzi kancelarię,
• ma prawo do samodzielnego sporządzania aktów notarialnych,
• ponosi pełną odpowiedzialność prawną (cywilną, karną, dyscyplinarną) za czynności swoje i osób działających w kancelarii, w tym również zastępcy.

Kluczowe różnice – na co warto zwrócić uwagę?

• Zastępca notarialny to osoba już przygotowana merytorycznie do zawodu, ale nieposiadająca statusu organu notarialnego.
• Wszystkie jego działania są wtórne wobec notariusza i wymagają upoważnienia oraz nadzoru.
• Tylko notariusz może działać w pełni samodzielnie, używać pieczęci notarialnej i odpowiadać bezpośrednio wobec państwa i klientów.

Jak zostać notariuszem? Droga do zawodu krok po kroku

Aby zastępca notarialny mógł zostać notariuszem, musi przejść przez wszystkie etapy przewidziane przez Prawo o notariacie (ustawa z 14 lutego 1991 roku):

Wymogi ustawowe – art. 11 ustawy

Kandydat na notariusza musi:

• posiadać obywatelstwo polskie lub kraju UE,
• korzystać z pełni praw publicznych i mieć pełną zdolność do czynności prawnych,
• być nieskazitelnego charakteru,
• ukończyć studia prawnicze i uzyskać tytuł magistra prawa,
• odbyć aplikację notarialną w Polsce,
• zdać egzamin notarialny przed państwową komisją egzaminacyjną,
• mieć ukończone 26 lat.

Proces powołania na notariusza

1. Złożenie wniosku

Po spełnieniu wymogów, zastępca składa wniosek o powołanie na notariusza do Ministra Sprawiedliwości. W dokumencie należy wskazać m.in.:

• dane osobowe i zawodowe,
• kwalifikacje,
• proponowaną lokalizację kancelarii notarialnej.

2. Opinia izby notarialnej

Minister występuje o opinię do rady właściwej izby notarialnej. Jeśli opinia nie wpłynie w ciągu 60 dni, przyjmuje się, że jest pozytywna z mocy prawa.

3. Ślubowanie i uruchomienie kancelarii

Po pozytywnej decyzji ministra, kandydat:

• składa uroczyste ślubowanie,
• ma 2 miesiące na otwarcie kancelarii,
• informuje o tym Ministerstwo Sprawiedliwości.

Kiedy można złożyć wniosek? Terminy i wyjątki

Zasada ogólna

Po zdaniu egzaminu notarialnego, kandydat ma 10 lat na złożenie wniosku o powołanie. Po tym czasie traci prawo do ubiegania się o stanowisko — chyba że…

Wyjątek dla doświadczonych zastępców notarialnych

Nowelizacja z marca 2025 r. (obowiązująca od 26 kwietnia 2025 r.) wprowadziła korzystną zmianę. Art. 14a § 2 ustawy mówi jasno:

Osoby, które pracowały jako zastępca notarialny przez co najmniej 10 lat, z czego przez co najmniej 5 lat posiadały upoważnienie do wykonywania czynności notarialnych, nie są ograniczone 10-letnim terminem.

To otwiera drzwi dla wielu długoletnich zastępców, którzy nie muszą już się wykreślać z wykazu ani ponownie podchodzić do egzaminu.

Co jeśli termin został przekroczony?

Brak spełnienia warunków

Jeśli zastępca nie skorzysta z wyjątku i nie złoży wniosku w terminie 10 lat, musi:

• ponownie przystąpić do egzaminu notarialnego,
• spełnić wszystkie warunki od nowa.

Alternatywa – skreślenie z wykazu

Innym rozwiązaniem jest dobrowolne wykreślenie z wykazu zastępców notarialnych. To resetuje bieg 10-letniego terminu, umożliwiając złożenie wniosku przez kolejne 10 lat.

Znaczenie zmian w przepisach

Nowelizacja ustawy z 2025 roku była odpowiedzią na głosy środowiska prawniczego i izb notarialnych, które podnosiły, że dotychczasowe przepisy były zbyt rygorystyczne wobec doświadczonych zastępców.

Nowe przepisy:

• doceniają praktykę i doświadczenie w pracy zastępcy notarialnego,
• eliminują konieczność przerywania pracy w kancelarii,
• ułatwiają dojście do pełnych uprawnień notarialnych.

Perspektywy zawodowe dla zastępców notarialnych

Dla wielu prawników praca jako zastępca notarialny to etap pośredni na drodze do zawodu notariusza. Jednak dla niektórych to również długoletnia kariera zawodowa, zwłaszcza w dużych kancelariach notarialnych, gdzie zastępcy odgrywają istotną rolę w organizacji pracy.

W świetle zmian z 2025 roku, perspektywy wyglądają znacznie lepiej:

• więcej zastępców będzie mogło ubiegać się o powołanie bez dodatkowych procedur,
• nie trzeba już „rezygnować z zawodu”, by odzyskać możliwość powołania,
• doświadczenie i praktyka zyskują realną wartość w oczach ustawodawcy.

Polecamy również artykuły:

• Jak zostać Notariuszem tradycyjną drogą
• Jak zostać notariuszem, gdy nie masz/nie możesz mieć aplikacji