Zastępca notarialny a notariusz – czym się różnią?

Kim jest zastępca notarialny i czym się zajmuje?

Zastępca notarialny to wykwalifikowany prawnik, który – choć nie posiada pełnej samodzielności zawodowej – odgrywa kluczową rolę w codziennym funkcjonowaniu kancelarii notarialnej. Nie jest to stanowisko przypadkowe ani tymczasowe. Wręcz przeciwnie – to ścieżka kariery, która wymaga ogromnej determinacji, wiedzy prawniczej i lat intensywnego przygotowania. Status zastępcy notarialnego reguluje art. 76 ustawy Prawo o notariacie, a samo powołanie na to stanowisko nie odbywa się z dnia na dzień. W tej sekcji przyjrzymy się bliżej, kto może zostać zastępcą, czym się zajmuje i jakie formalności trzeba spełnić, by uzyskać ten tytuł.

Definicja zastępcy notarialnego w kontekście prawa o notariacie

Według przepisów ustawy, zastępca notarialny to osoba upoważniona do wykonywania czynności notarialnych w imieniu i na rzecz notariusza, w określonym zakresie i zawsze w granicach udzielonego pełnomocnictwa. Co ważne – nie jest to funkcja tożsama ze stanowiskiem notariusza. Zastępca działa wyłącznie w kancelarii notarialnej prowadzonej przez notariusza, nie może więc prowadzić własnej kancelarii ani samodzielnie decydować o przeprowadzaniu czynności notarialnych zastrzeżonych ustawowo tylko dla notariusza.

Status ten można porównać do zawodu asesora sądowego – osoba posiada wiedzę i doświadczenie, ale pełni funkcję wspomagającą. Zastępca nie uzyskuje tytułu notariusza, choć może w przyszłości ubiegać się o powołanie na stanowisko notariusza, składając odpowiedni wniosek do Ministra Sprawiedliwości, za pośrednictwem prezesa rady właściwej izby notarialnej.

Podstawowe obowiązki i funkcje zastępcy notarialnego

Choć uprawnienia zastępcy notarialnego są ograniczone w stosunku do tych, które przysługują notariuszowi, zakres zadań powierzanych tej osobie jest naprawdę szeroki i odpowiedzialny. W codziennej praktyce kancelarii, zastępca pełni rolę osoby pierwszego kontaktu z klientem i „prawej ręki” notariusza. Do jego najczęstszych obowiązków należą:

• sporządzanie projektów aktów notarialnych, takich jak umowy sprzedaży, testamenty, akty poświadczenia dziedziczenia, darowizny czy intercyzy,
• przygotowywanie innych dokumentów notarialnych, m.in. pełnomocnictw, oświadczeń, wypisów, odpisów i wyciągów,
• udzielanie klientom informacji o wymaganiach proceduralnych oraz dokumentach niezbędnych do przeprowadzenia czynności notarialnej,
• prowadzenie i archiwizacja dokumentacji kancelarii, w tym rejestrów aktów notarialnych,
• asystowanie przy podpisywaniu dokumentów – w tym aktów notarialnych, zawsze jednak pod nadzorem notariusza,
• kontrola formalna dokumentów pod względem zgodności z przepisami prawa i zasadami etyki zawodowej.

W praktyce, to zastępca najczęściej jako pierwszy analizuje sprawę klienta, przygotowuje projekt aktu i koordynuje przebieg czynności, zanim finalnie dokument zostanie podpisany i zatwierdzony przez notariusza. Jednakże – i to bardzo ważne – notariusz ponosi pełną odpowiedzialność prawną za czynności przeprowadzone w kancelarii, także te przygotowane przez zastępcę.

Wymagania formalne do uzyskania statusu zastępcy notarialnego

Zastanawiasz się, co trzeba zrobić, by zostać zastępcą? To nie jest droga dla każdego. Kandydat musi przejść przez kilka etapów, które nie tylko weryfikują jego wiedzę teoretyczną, ale również praktyczne przygotowanie do pracy w zawodzie.

Aby uzyskać status zastępcy notarialnego, należy:

1. Ukończyć studia prawnicze i uzyskać tytuł magistra prawa (lub równoważny tytuł uznany w Polsce).
2. Posiadać obywatelstwo polskie, pełną zdolność do czynności prawnych oraz być osobą niekaraną, o nieskazitelnym charakterze.
3. Odbyć aplikację notarialną, która trwa 3 lata i 6 miesięcy i obejmuje zajęcia teoretyczne oraz obowiązkowy staż w kancelarii notarialnej.
4. Zdać egzamin notarialny, po którym komisja wydaje uchwałę o wyniku egzaminu notarialnego.
5. Złożyć ślubowanie przed prezesem rady właściwej izby notarialnej.
6. Złożyć wniosek do Ministra Sprawiedliwości o uzyskanie statusu zastępcy notarialnego.
7. Zostać wpisanym na wykaz zastępców notarialnych prowadzony przez daną izbę.

Dopiero po spełnieniu wszystkich wymogów możliwe jest upoważnienie do wykonywania czynności notarialnych w kancelarii, zgodnie z zakresem powierzonym przez notariusza. W praktyce oznacza to, że notariusz może upoważnić zastępcę notarialnego zatrudnionego w swojej kancelarii do wykonywania konkretnych czynności – na przykład sporządzania projektów dokumentów czy udzielania informacji klientom.

Skreślenie z wykazu zastępców notarialnych następuje z urzędu m.in. w przypadku powołania danej osoby na notariusza lub orzeczenia wobec niej kary dyscyplinarnej.

Notariusz – definicja, uprawnienia, odpowiedzialność

W świecie prawa nie ma miejsca na niedomówienia – każdy dokument, każda umowa musi być pewna i zgodna z przepisami. Tu właśnie wchodzi do gry notariusz – postać centralna dla bezpieczeństwa obrotu prawnego. W odróżnieniu od zastępcy notarialnego, który działa na podstawie upoważnienia i zawsze pod nadzorem, notariusz jest niezależny i samodzielny w podejmowaniu decyzji. Kim dokładnie jest, co może, a za co odpowiada? Przejdźmy przez najważniejsze kwestie.

Kim jest notariusz według ustawy Prawo o notariacie?

Notariusz to prawnik powołany przez Ministra Sprawiedliwości do dokonywania czynności notarialnych, czyli takich, którym strony chcą lub muszą nadać formę urzędową. Jego status został dokładnie określony w art. 1 ustawy Prawo o notariacie, zgodnie z którym notariusz działa jako osoba zaufania publicznego i korzysta z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym.

Co ważne – notariusz nie jest urzędnikiem w klasycznym rozumieniu tego słowa. Nie działa w imieniu państwa ani nie reprezentuje żadnej ze stron sporu. Jego zadaniem jest zapewnienie legalności i bezpieczeństwa prawnego dokumentów oraz czynności, jakie są podejmowane w kancelarii. W tym sensie jest gwarantem uczciwego i zgodnego z prawem przebiegu transakcji.

Aby zostać notariuszem, kandydat musi spełnić szereg wymogów formalnych – ukończyć aplikację notarialną, zdać egzamin zawodowy, złożyć ślubowanie i złożyć wniosek o powołanie na stanowisko notariusza. Finalnie to Minister Sprawiedliwości, po zasięgnięciu opinii prezesa rady właściwej izby notarialnej, decyduje o powołaniu i wyznacza siedzibę kancelarii.

Jakie czynności wykonuje notariusz?

W odróżnieniu od zastępcy notarialnego, którego uprawnienia są ograniczone i zależne od powierzonych zadań, notariusz może samodzielnie dokonywać pełnego katalogu czynności notarialnych. I mówimy tu o naprawdę szerokim zakresie.

Oto najważniejsze z nich:

• sporządzanie aktów notarialnych, w tym:
  • umów sprzedaży nieruchomości,
  • darowizn, testamentów, intercyz,
  • umów spółek, podziału majątku, działu spadku,
• sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia,
• poświadczanie autentyczności podpisu, zgodności odpisów, dat okazania dokumentu, itp.,
• spisywanie protokołów, np. z walnych zgromadzeń czy posiedzeń zarządu,
• przechowywanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych,
• przyjmowanie wniosków do ksiąg wieczystych w imieniu klienta,
• sporządzanie protestów weksli i czeków,
• przechowywanie danych na elektronicznych nośnikach informacji.

Ponadto, notariusz może – i ma obowiązek – odmówić dokonania czynności, jeżeli jest ona sprzeczna z prawem. To istotna różnica względem wielu innych zawodów prawniczych – notariusz nie broni interesu klienta, ale dba o interes prawny i formalny wszystkich stron transakcji.

Zakres kompetencji i status prawny notariusza

W świetle przepisów notariusz działa w granicach wyznaczonych przez ustawę Prawo o notariacie. Czynności, które wykonuje, mają rangę dokumentów urzędowych i są traktowane z mocą dowodową w postępowaniach sądowych czy administracyjnych.

Najważniejsze cechy statusu notariusza:

• niezależność – notariusz nie podlega kierownictwu organów administracji publicznej,
• samodzielność – podejmuje decyzje na własną odpowiedzialność,
• nadzór – podlega kontroli Ministra Sprawiedliwości oraz organów samorządu notarialnego (czyli izby notarialnej),
• tajemnica zawodowa – obowiązująca nawet po zakończeniu pełnienia funkcji.

W odróżnieniu od zastępcy notarialnego, notariusz ma pełną autonomię zawodową – to on podejmuje decyzje, podpisuje akty notarialne i odpowiada za ich treść. Zastępca może jedynie wspierać pracę notariusza w kancelarii, ale nie może samodzielnie wykonywać wszystkich czynności.

Odpowiedzialność cywilna i zawodowa notariusza

Z pełnią uprawnień przychodzi też pełnia odpowiedzialności. Notariusz ponosi odpowiedzialność cywilną, zawodową i dyscyplinarną. Jeżeli na skutek jego działań klient poniesie szkodę – ma prawo dochodzić roszczeń na drodze sądowej.

Co ważne:

• Każdy notariusz musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC, które zabezpiecza interesy klientów.
• Za błędy zawodowe notariusz odpowiada osobiście – nawet wtedy, gdy czynności przygotowywał zastępca notarialny zatrudniony w jego kancelarii.
• Może również zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej – za naruszenie przepisów prawa, zasad etyki zawodowej lub godności zawodu.
• W skrajnych przypadkach może dojść do utraty prawa do wykonywania zawodu.

Ta odpowiedzialność odróżnia go od zastępcy – choć obowiązki zastępcy notarialnego są istotne i odpowiedzialne, to ostatecznie to notariusz odpowiada za wszystko, co dzieje się w kancelarii.

Jakie są różnice między zastępcą notarialnym a notariuszem?

Różnice między notariuszem a zastępcą notarialnym nie sprowadzają się wyłącznie do kwestii nazewnictwa. To dwie zupełnie różne funkcje, choć funkcjonujące w tej samej przestrzeni prawnej – kancelarii notarialnej. Jedna z nich jest samodzielna i pełnoprawna, druga – pomocnicza, ale równie potrzebna. W tej części rozłożymy różnice na czynniki pierwsze: od statusu prawnego i procedury powołania, przez zakres uprawnień, aż po możliwość podejmowania decyzji i odpowiedzialność.

Zastępca notarialny a notariusz – najważniejsze różnice

Status prawny, zakres uprawnień i samodzielność

Notariusz to osoba powołana przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie ustawy Prawo o notariacie. Posiada pełne uprawnienia do wykonywania czynności notarialnych – od sporządzania aktów po przyjmowanie dokumentów na przechowanie. Działa samodzielnie, prowadzi własną kancelarię notarialną i ponosi osobistą odpowiedzialność za wszelkie skutki prawne wynikające z jego pracy.

Z kolei zastępca notarialny to osoba, która:

• ukończyła aplikację notarialną,
• zdała egzamin notarialny z wynikiem pozytywnym,
• złożyła ślubowanie,
• została wpisana do wykazu zastępców notarialnych przez właściwą izbę notarialną.

Ale – co kluczowe – działa na rzecz i w imieniu notariusza. Nie ma prawa prowadzić własnej kancelarii, nie działa samodzielnie i jego uprawnienia są ograniczone. Każda czynność, którą wykonuje, musi być zatwierdzona przez notariusza lub zrealizowana w ramach formalnego upoważnienia.

Kto może pełnić funkcję zastępcy, a kto notariusza

Aby zostać notariuszem, trzeba spełnić szereg rygorystycznych warunków:

• ukończyć studia prawnicze,
• odbyć aplikację notarialną,
• zdać egzamin zawodowy,
• wykazać się nieskazitelnym charakterem i rękojmią prawidłowego wykonywania zawodu,
• złożyć wniosek o powołanie na notariusza do Ministra Sprawiedliwości, za pośrednictwem prezesa rady izby notarialnej,
• uzyskać powołanie na stanowisko notariusza i decyzję o przydzieleniu siedziby kancelarii.

W przypadku zastępcy notarialnego, procedura kończy się na:

• zdanym egzaminie,
• złożeniu ślubowania,
• wpisie do wykazu prowadzonego przez izbę.

Nie występuje tu pełna procedura powołania. Funkcję zastępcy można pełnić jako osoba zatrudniona w kancelarii konkretnego notariusza lub wyznaczona przez izbę do czasowego zastępstwa – np. w razie choroby, urlopu czy delegacji notariusza.

Procedura powołania i nadzór

Notariusz podlega bezpośredniemu nadzorowi Ministra Sprawiedliwości oraz samorządowi notarialnemu – tj. właściwej izbie notarialnej. Może być poddawany wizytacjom, kontrolom i postępowaniom dyscyplinarnym. Powołanie na notariusza to decyzja administracyjna wydana po zasięgnięciu opinii izby.

Zastępca działa pod nadzorem notariusza, u którego jest zatrudniony lub którego czasowo zastępuje. W wyjątkowych przypadkach może być skreślony z wykazu zastępców notarialnych – np. w wyniku orzeczenia kary dyscyplinarnej lub po powołaniu na notariusza.

Porównanie uprawnień i ograniczeń

Które czynności może wykonać tylko notariusz, a które zastępca?

Niektóre czynności są bezwarunkowo zarezerwowane wyłącznie dla notariusza. Są to m.in.:

• sporządzanie aktów notarialnych, takich jak:
  • umowy sprzedaży nieruchomości,
  • darowizny, testamenty, intercyzy,
  • umowy spółek i ich zmiany,
• poświadczanie: podpisów, dat okazania dokumentów, zgodności kopii z oryginałem,
• spisywanie protokołów zgromadzeń wspólników, rad nadzorczych,
• przyjmowanie depozytów (dokumentów, pieniędzy, papierów wartościowych),
• składanie wniosków do sądu lub ksiąg wieczystych,
• wydawanie wypisów, odpisów, wyciągów o mocy urzędowej.

Zastępca notarialny może:

• przygotowywać projekty dokumentów notarialnych – umów, testamentów, pełnomocnictw,
• zajmować się archiwizacją dokumentów i prowadzeniem rejestrów kancelarii,
• kontaktować się z klientami w zakresie formalnym – np. przekazywać informacje o wymaganych dokumentach,
• uczestniczyć w czynnościach notarialnych, ale tylko w obecności lub za zgodą notariusza,
• w wyjątkowych sytuacjach – w wyniku wyznaczenia przez izbę – może zastępować notariusza, jednak tylko w ramach formalnie udzielonego upoważnienia.

Zakres decyzji podejmowanych samodzielnie przez zastępcę

Zakres samodzielności zastępcy jest w praktyce bardzo ograniczony. Zastępca może:

• organizować dokumentację sprawy,
• kontaktować się z klientem (np. przypominać o brakujących dokumentach),
• przygotowywać projekty umów i aktów.

Ale:

• nie podejmuje żadnych decyzji prawnych,
• nie podpisuje dokumentów urzędowych,
• nie ma prawa sporządzać aktów notarialnych ani ich poświadczać,
• nie występuje samodzielnie w imieniu kancelarii w relacjach z sądem czy urzędami.

Notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za działania zastępcy. Nawet jeśli zastępca popełni błąd, to konsekwencje (np. odszkodowanie) i tak obciążają notariusza.

Podsumowanie różnic – w pigułce

Jakie są różnice między zastępcą notarialnym a asesorem notarialnym?

W praktyce notarialnej funkcjonują dwa stanowiska pomocnicze, które często bywają mylone: zastępca notarialny i asesor notarialny. Choć obie funkcje pełnią osoby, które ukończyły aplikację notarialną i zdały egzamin zawodowy, to ich zakres uprawnień, poziom odpowiedzialności i miejsce w strukturze kariery zawodowej znacząco się różnią. Poniżej przedstawiamy te różnice w sposób przejrzysty i wyczerpujący.

Status i ścieżka kariery

Zastępca notarialny to osoba, która po ukończeniu aplikacji i zdaniu egzaminu notarialnego została wpisana do wykazu zastępców notarialnych prowadzonego przez izbę notarialną. Taki status nadaje Minister Sprawiedliwości po otrzymaniu uchwały o wyniku egzaminu notarialnego i złożeniu ślubowania. Zastępca nie jest powoływany jak notariusz, lecz jedynie dopuszczany do działania w ramach kancelarii notarialnej, zawsze na podstawie upoważnienia notariusza lub decyzji izby w przypadku zastępstwa.

Najczęściej zastępca notarialny jest zatrudniony w kancelarii na podstawie umowy o pracę i przygotowuje się do kolejnego etapu kariery – asesury.

Asesor notarialny to funkcja wyższa w hierarchii. Osoba na tym stanowisku również zdała egzamin notarialny, ale została powołana przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie przepisów ustawy Prawo o notariacie. Asesura trwa zwykle dwa lata i jest niezbędnym etapem przed możliwością ubiegania się o powołanie na stanowisko notariusza.

Co istotne – asesor notarialny to kandydat do zawodu notariusza, który pełni funkcję podobną do notariusza, ale nadal działa pod nadzorem.

Zakres uprawnień i samodzielność

Tu widać najbardziej wyraźne różnice między zastępcą notarialnym a asesorem.

Zastępca notarialny może:

• przygotowywać projekty dokumentów (akty, pełnomocnictwa, oświadczenia),
• prowadzić rejestry i archiwizować dokumenty,
• kontaktować się z klientami w sprawach formalnych,
• asystować przy czynnościach notarialnych.

Nie może jednak:

• samodzielnie sporządzać aktów notarialnych,
• podpisywać dokumentów z mocą urzędową,
• poświadczać podpisów ani tożsamości,
• prowadzić kancelarii ani kierować nią w zastępstwie.

Asesor notarialny może znacznie więcej. W czasie nieobecności notariusza (np. urlop, choroba), asesor może go zastępować i samodzielnie wykonywać większość czynności notarialnych, takich jak:

• sporządzanie aktów notarialnych,
• poświadczanie dokumentów,
• spisywanie protokołów,
• przyjmowanie depozytów.

Akty sporządzone przez asesora mają taką samą moc prawną jak akty notariusza – co oznacza, że w praktyce może on funkcjonować jak notariusz, choć tylko tymczasowo i w ramach ograniczeń ustawowych.

Odpowiedzialność i nadzór

Zastępca notarialny działa zawsze pod bezpośrednim nadzorem notariusza, który też ponosi pełną odpowiedzialność cywilną i dyscyplinarną za jego działania. Zastępca nie może zostać samodzielnie pociągnięty do odpowiedzialności zawodowej za nieprawidłowości przy wykonywaniu czynności notarialnych, chyba że w grę wchodzi rażące naruszenie prawa lub orzeczenie kary dyscyplinarnej, co może skutkować skreśleniem z wykazu zastępców notarialnych.

Asesor notarialny działa wprawdzie pod ogólnym nadzorem notariusza, ale w momencie zastępstwa ponosi samodzielną odpowiedzialność za podejmowane decyzje. Jeżeli asesor sporządzi wadliwy akt notarialny, odpowiada za to osobiście, nawet jeśli formalnie nie prowadzi własnej kancelarii.

Prowadzenie kancelarii

Zarówno zastępca, jak i asesor nie mogą prowadzić własnej kancelarii notarialnej – to zastrzeżone wyłącznie dla osób, które uzyskały powołanie na stanowisko notariusza.

Różnica tkwi jednak w możliwościach operacyjnych:

• Zastępca notarialny może być zatrudniony w kancelarii notarialnej, ale nie może nią kierować, nawet tymczasowo.
• Asesor notarialny może kierować kancelarią w zastępstwie nieobecnego notariusza, co oznacza, że może samodzielnie podejmować decyzje o sporządzeniu aktu czy przyjęciu klienta.

Rola i cel funkcji

Funkcja zastępcy notarialnego to etap przygotowawczy, pozwalający zdobyć praktyczne doświadczenie, zanim kandydat zdecyduje się na aplikowanie o asesurę. W tym czasie prawnik poznaje realia pracy w kancelarii, doskonali znajomość przepisów i buduje fundamenty pod przyszłą samodzielność.

Asesor notarialny to już osoba znajdująca się na ostatnim etapie ścieżki zawodowej przed uzyskaniem nominacji na notariusza. Okres asesury służy ocenie gotowości kandydata do samodzielnego prowadzenia kancelarii i przejęcia pełnej odpowiedzialności za czynności notarialne.

Podsumowanie różnic – tabela porównawcza

Wniosek: Choć zarówno zastępca, jak i asesor funkcjonują w strukturze notariatu jako osoby wspierające pracę notariusza, to asesor notarialny ma znacznie szerszy zakres kompetencji. Może działać z dużą dozą samodzielności, a jego czynności mają charakter urzędowy. Zastępca notarialny wykonuje czynności przygotowawcze i pomocnicze, co nie zmienia faktu, że jego rola jest kluczowa dla codziennego funkcjonowania kancelarii. Obie funkcje są niezbędne, ale spełniają różne zadania na różnych etapach drogi do zawodu notariusza.

Jakie czynności wykonuje notariusz, a jakie zastępca?

W każdej kancelarii notarialnej funkcjonuje precyzyjny podział zadań. Notariusz to osoba powołana do wykonywania czynności prawnych o charakterze urzędowym, natomiast zastępca notarialny wspiera jego pracę, ale w granicach wyznaczonych przepisami i udzielonym upoważnieniem. Choć oba stanowiska funkcjonują w ramach jednego zawodu – notariatu – ich zakres obowiązków, samodzielność i odpowiedzialność różnią się zasadniczo. W tej części przyjrzymy się, kto za co odpowiada w praktyce.

Jakie dokumenty przygotowuje zastępca notarialny?

Zastępca notarialny to nie tylko wsparcie administracyjne. To osoba z wykształceniem prawniczym, która ukończyła aplikację notarialną i zdała egzamin notarialny, a mimo to nie posiada pełni uprawnień notariusza. W kancelarii odpowiada za przygotowanie dokumentów, które są niezbędne w codziennej pracy notariusza. Co konkretnie wchodzi w zakres jego obowiązków?

Typowe zadania zastępcy notarialnego obejmują:

• przygotowywanie projektów aktów notarialnych, takich jak:
  • umowy sprzedaży nieruchomości,
  • umowy darowizny,
  • testamenty,
  • intercyzy,
  • umowy spółek,
• sporządzanie projektów pełnomocnictw oraz oświadczeń woli,
• tworzenie projektów poświadczeń (np. zgodności odpisów),
• opracowywanie wypisów, odpisów i wyciągów z dokumentów notarialnych,
• prowadzenie rejestrów kancelarii i archiwizacja aktów,
• przygotowywanie formularzy, zestawień i innych materiałów pomocniczych,
• zbieranie i weryfikacja dokumentów od klientów, np. zaświadczeń, wypisów z KW, NIP-u, PESEL-u itd.

Wszystkie te działania muszą być następnie zatwierdzone przez notariusza, który jako osoba powołana do wykonywania czynności notarialnych ponosi pełną odpowiedzialność za ich legalność i zgodność z przepisami.

Co może zrobić zastępca notarialny?

Uprawnienia zastępcy notarialnego są ściśle określone przez prawo o notariacie. Działając na podstawie formalnego upoważnienia notariusza lub wyznaczenia przez izbę notarialną, zastępca może wykonywać wiele praktycznych czynności – ale tylko w zakresie niezastrzeżonym wyłącznie dla notariusza.

Lista dopuszczalnych czynności zastępcy notarialnego:

• tworzenie projektów aktów notarialnych i poświadczeń, bez ich podpisywania,
• prowadzenie rejestrów (np. repertoriów A, P, depozytów),
• archiwizacja dokumentów i organizacja kancelarii,
• komunikacja z klientami, np. udzielanie informacji o wymaganych dokumentach,
• zbieranie danych niezbędnych do sporządzenia aktu,
• uczestniczenie w czynnościach notarialnych, np. w procesie podpisywania aktów, ale wyłącznie pod nadzorem notariusza,
• sporządzanie wypisów, odpisów i wyciągów, jeżeli zastępca został formalnie wyznaczony do zastępstwa na czas nieobecności notariusza,
• wydawanie depozytów i dokumentów, jeśli przewiduje to zakres zastępstwa.

Dopuszczalne działania wynikają z upoważnienia udzielonego przez notariusza lub – w przypadkach nieobecności – z decyzji prezesa rady izby notarialnej. Każde takie upoważnienie musi być zgodne z ustawą i szczegółowo określać zakres powierzonych czynności.

Czego nie może zrobić zastępca notarialny?

Tu dochodzimy do sedna różnic między zastępcą a notariuszem. Zastępca notarialny nie ma prawa samodzielnie podejmować decyzji, które wywołują skutki prawne w obrocie cywilnoprawnym. Nie posiada on również statusu osoby zaufania publicznego, jaki przysługuje notariuszowi.

Czynności zastrzeżone wyłącznie dla notariusza to m.in.:

• sporządzanie aktów notarialnych (np. umów sprzedaży, testamentów, aktów poświadczenia dziedziczenia),
• podpisywanie aktów i poświadczeń,
• poświadczanie własnoręczności podpisu, daty okazania dokumentu, pozostawania przy życiu,
• spisywanie protokołów, np. zgromadzeń wspólników,
• przyjmowanie dokumentów, pieniędzy, papierów wartościowych na przechowanie,
• doręczanie oświadczeń,
• składanie wniosków do sądu i ksiąg wieczystych w imieniu klienta,
• czynności związane z europejskim poświadczeniem spadkowym,
• zarząd sukcesyjny przedsiębiorstwem osoby fizycznej.

Ograniczenia wynikające z braku nominacji notarialnej:

• Zastępca nie może prowadzić własnej kancelarii notarialnej – uprawnienie to zarezerwowane jest wyłącznie dla notariusza.
• Nie może udzielać wiążących porad prawnych – te należą do wyłącznych kompetencji osoby powołanej na stanowisko notariusza.
• Każda czynność wykonana przez zastępcę musi zostać zatwierdzona przez notariusza, który ponosi pełną odpowiedzialność za jej skutki.
• Zastępca nie ma prawa reprezentować kancelarii na zewnątrz w imieniu notariusza, np. wobec sądu czy urzędów.

Podsumowanie różnic – w pigułce

Wniosek:
Notariusz to osoba, która wykonuje wszystkie czynności notarialne przewidziane przez prawo i ponosi za nie odpowiedzialność zawodową, cywilną oraz dyscyplinarną. Zastępca notarialny, mimo że wykształcony i doświadczony, działa zawsze w ramach kancelarii i pod nadzorem notariusza. Nie może samodzielnie sporządzać aktów notarialnych, a jego działalność ma charakter pomocniczy i przygotowawczy. To funkcja ważna, ale ściśle ograniczona przepisami prawa i zakresem udzielonego upoważnienia.

Czy zastępca notarialny może sporządzać akty notarialne samodzielnie?

To jedno z najczęstszych pytań, jakie pojawia się przy okazji rozmów o roli i uprawnieniach zastępcy notarialnego. W końcu mamy tu do czynienia z osobą wykształconą prawniczo, która zdała egzamin zawodowy i została wpisana do wykazu prowadzonego przez izbę notarialną. Mimo to, zastępca notarialny nie ma prawa samodzielnie sporządzać aktów notarialnych, nawet jeśli otrzyma pisemne upoważnienie od notariusza. Przepisy są w tej sprawie jednoznaczne – przyjrzyjmy się im bliżej.

Przegląd przepisów dotyczących uprawnień zastępcy

Podstawowe ograniczenia w zakresie samodzielności zastępcy wynikają wprost z ustawy Prawo o notariacie, a dokładnie z:

• art. 76 ust. 1, który definiuje zastępcę notarialnego jako osobę działającą w imieniu i na rzecz notariusza, po zdaniu egzaminu notarialnego i złożeniu ślubowania, ale bez uprawnień do samodzielnego wykonywania czynności notarialnych,
• art. 76a § 2, który dopuszcza możliwość udzielenia upoważnienia zastępcy notarialnemu zatrudnionemu w kancelarii, lecz nie obejmuje ono prawa do sporządzania i podpisywania aktów notarialnych,
• art. 91, który stanowi, że akt notarialny musi być podpisany przez notariusza oraz opatrzony jego pieczęcią urzędową.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli notariusz wyjedzie na urlop i formalnie wyznaczy zastępcę do określonych obowiązków, zastępca nadal nie ma prawa samodzielnie sporządzić aktu notarialnego. Jego działania mogą dotyczyć wyłącznie przygotowania projektu, zebrania dokumentów czy wyjaśnienia kwestii technicznych klientowi.

Rola pełnomocnictwa udzielanego przez notariusza

W codziennej pracy kancelarii notarialnej kluczowe znaczenie ma pisemne upoważnienie udzielane przez notariusza. Zgodnie z przepisami, notariusz może upoważnić zastępcę zatrudnionego w swojej kancelarii do wykonywania określonych, pomocniczych czynności, takich jak:

• przygotowywanie projektów aktów notarialnych, poświadczeń i protokołów,
• prowadzenie rejestrów kancelaryjnych, np. repertoriów A i P,
• kontakt z klientami, w tym przekazywanie informacji o wymaganych dokumentach,
• asystowanie przy podpisywaniu dokumentów, o ile nie wymaga to podpisu notariusza.

Ale uwaga – żadne pełnomocnictwo nie może obejmować:

• podpisywania aktów notarialnych,
• poświadczania tożsamości lub podpisu klienta,
• czynności wymagających mocy dokumentu urzędowego.

Dlaczego? Bo tylko notariusz, jako osoba powołana przez Ministra Sprawiedliwości, może nadawać dokumentowi status aktu notarialnego. Podpis zastępcy nie ma takiej mocy prawnej – i nie może go zastąpić nawet pełne upoważnienie.

Wymogi formalne aktów notarialnych a udział zastępcy

Aby dokument mógł zostać uznany za akt notarialny, musi spełniać określone wymogi proceduralne i formalne, zgodnie z art. 91 Prawa o notariacie:

• musi zawierać datę, miejsce, dane notariusza i stron czynności,
• musi zostać odczytany przez notariusza lub w jego obecności,
• musi być podpisany przez notariusza oraz opatrzony jego pieczęcią urzędową.

Zastępca notarialny może uczestniczyć w przygotowaniu aktu, ale tylko na poziomie technicznym i redakcyjnym. W jego kompetencjach leży m.in.:

• zbieranie danych od klientów (np. PESEL, stan cywilny, adresy, wypisy z KW),
• weryfikacja dokumentów wstępnych, np. umów przedwstępnych, zaświadczeń z gminy,
• opracowanie projektu aktu zgodnie ze wskazówkami notariusza,
• pomoc przy składaniu podpisów, o ile nie narusza to przepisów o formie czynności.

Nie może jednak:

• odczytywać aktu jako notariusz,
• samodzielnie decydować o treści dokumentu,
• ani podpisać aktu – nawet jeśli notariusz jest obecny w kancelarii.

Podsumowanie – udział zastępcy a ważność aktu notarialnego

Wniosek:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zastępca notarialny nie ma prawa samodzielnie sporządzać ani podpisywać aktów notarialnych. Może natomiast aktywnie uczestniczyć w procesie ich przygotowania – i to właśnie jest jego główna rola w kancelarii notarialnej. Jego działania mają charakter wspomagający i organizacyjny, a całość czynności – od treści dokumentu po jego ważność – pozostaje wyłączną odpowiedzialnością notariusza.

Czy zastępca notarialny może podpisać akt notarialny?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że osoba, która zdała egzamin notarialny i została wpisana do wykazu zastępców notarialnych, powinna mieć prawo do samodzielnego podpisywania aktów notarialnych. Ale w notariacie nic nie dzieje się na skróty. Podpis na akcie to nie tylko formalność – to odpowiedzialność i uprawnienie wynikające z nadania przez państwo statusu osoby zaufania publicznego. I właśnie dlatego zastępca notarialny może podpisać akt notarialny tylko w bardzo konkretnych i ściśle określonych sytuacjach.

Kiedy podpis zastępcy jest dopuszczalny?

Co do zasady, akt notarialny może podpisać wyłącznie notariusz. Wynika to wprost z art. 91 ustawy Prawo o notariacie, który nakłada obowiązek osobistego odczytania i podpisania aktu przez notariusza. Ale przepisy przewidują wyjątek od tej reguły – sytuację, w której zastępca notarialny działa jako formalny zastępca nieobecnego notariusza.

Taka możliwość istnieje tylko wtedy, gdy:

• notariusz jest nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych (np. choroba, urlop, wyjazd służbowy),
• i zastępca został formalnie wyznaczony do zastępstwa – przez notariusza, radę izby notarialnej lub prezesa rady właściwej izby.

Wówczas:

• podpis złożony przez zastępcę ma moc równą podpisowi notariusza,
• akt notarialny zachowuje pełną moc urzędową i dowodową,
• w akcie musi znaleźć się informacja o zastępstwie oraz dane zastępcy, który go podpisał.

W żadnych innych okolicznościach zastępca nie może podpisać aktu – nawet jeśli otrzymał pełnomocnictwo od notariusza.

Przypadki zastępowania notariusza (choroba, urlop)

Najczęstszą przyczyną formalnego zastępstwa są:

• choroba,
• urlop wypoczynkowy,
• delegacja służbowa,
• lub inne zdarzenia uniemożliwiające osobistą obecność notariusza w kancelarii.

W takiej sytuacji notariusz – lub izba notarialna – może powołać zastępcę do pełnienia obowiązków w jego imieniu. Warto dodać, że:

• powołanie zastępcy musi być udokumentowane,
• izba notarialna prowadzi rejestr formalnych zastępstw,
• w praktyce, akt sporządzony przez zastępcę musi zawierać odpowiednią formułę prawną wskazującą na podstawę jego działania.

Przykład:

„Działając jako zastępca notariusza Jana Kowalskiego, wyznaczony na podstawie decyzji Prezesa Rady Izby Notarialnej w Warszawie z dnia 10.04.2025 r., sporządzam niniejszy akt…”

W innych sytuacjach – nawet jeśli zastępca jest zatrudniony w kancelarii i przygotowuje projekty aktów – nie wolno mu podpisywać dokumentów z mocą notarialną.

Zabezpieczenia prawne i odpowiedzialność

Akt notarialny podpisany przez zastępcę w ramach formalnego zastępstwa jest traktowany na równi z aktem podpisanym przez notariusza. Ale wraz z tym idą także konsekwencje prawne – zastępca ponosi odpowiedzialność za jego treść, formę i skutki prawne.

Co zabezpiecza obrót prawny?

1. Weryfikacja danych zastępcy – izba notarialna i strony czynności mogą sprawdzić, czy osoba podpisująca akt miała prawo działać w zastępstwie.
2. Obowiązek wskazania podstawy prawnej zastępstwa w treści aktu.
3. Odpowiedzialność cywilna i zawodowa zastępcy, który działa jak notariusz – czyli odpowiada za szkody wyrządzone swoim działaniem.
4. Możliwość pociągnięcia zastępcy do odpowiedzialności dyscyplinarnej w przypadku naruszeń – np. jeśli wykracza poza zakres uprawnień albo dopuści się błędu formalnego.

W skrajnych przypadkach, jeśli akt zostałby podpisany bez umocowania, czynność może zostać zakwestionowana przez sąd, a sam zastępca może zostać skreślony z wykazu zastępców notarialnych lub objęty postępowaniem dyscyplinarnym.

Czy zastępca notarialny może reprezentować klienta przed sądem?

Wielu osobom wydaje się, że osoba z wykształceniem prawniczym, taka jak zastępca notarialny, powinna mieć możliwość reprezentowania klientów przed sądem – zwłaszcza że zdała egzamin notarialny i pracuje w kancelarii notarialnej. Nic bardziej mylnego. Zarówno prawo o notariacie, jak i zasady funkcjonowania notariatu jasno wyznaczają granice kompetencji zawodowej zastępcy. W tej sekcji wyjaśniamy, dlaczego zastępca nie może pełnić roli pełnomocnika procesowego i czym różni się jego funkcja od adwokata czy radcy prawnego.

Granice kompetencji zawodowej

Zastępca notarialny działa wyłącznie w ramach kancelarii notarialnej i wyłącznie w zakresie czynności przewidzianych przez prawo o notariacie. Jego rola jest ściśle podporządkowana notariuszowi, który:

• zatrudnia zastępcę w kancelarii,
• udziela mu ograniczonego upoważnienia do wykonywania czynności pomocniczych,
• nadzoruje jego pracę i ponosi odpowiedzialność za jej skutki.

W praktyce oznacza to, że zastępca może:

• przygotowywać projekty aktów notarialnych,
• prowadzić rejestry i archiwizować dokumenty,
• udzielać klientom informacji o procedurach notarialnych,
• asystować przy czynnościach wykonywanych przez notariusza.

Ale nie może występować w imieniu klienta przed sądem. Nie posiada bowiem statusu pełnomocnika procesowego ani uprawnień przewidzianych w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego. To wyraźna granica kompetencji, której zastępca – nawet najlepiej przygotowany merytorycznie – nie może przekroczyć.

Czy zastępca pełni funkcję pełnomocnika procesowego?

Odpowiedź brzmi: nie.

Funkcję pełnomocnika procesowego mogą pełnić:

• adwokaci i radcowie prawni – czyli osoby uprawnione do reprezentowania klientów przed sądem zawodowo,
• inni przedstawiciele, ale tylko w szczególnych sytuacjach przewidzianych w przepisach, np.:
  • małżonek strony,
  • rodzice lub dzieci,
  • pracownik firmy (w sprawach pracowniczych).

Zastępca notarialny nie mieści się w żadnej z tych kategorii – i nie może prowadzić postępowania sądowego w imieniu klienta, składać pism, wnosić pozwów, uczestniczyć w rozprawach czy odbierać korespondencji procesowej.

Dlaczego? Bo funkcja zastępcy notarialnego nie jest tożsama z funkcją adwokata – to dwa różne zawody prawnicze, które różnią się zakresem odpowiedzialności, uprawnień i ścieżką kariery.

Różnica między funkcją notarialną a adwokacką/radcowską

Warto raz na zawsze rozdzielić te dwa światy:

Zarówno notariusz, jak i zastępca notarialny mają obowiązek zachować bezstronność. Nie mogą być stroną sporu, nie mogą doradzać tylko jednej stronie i nie mogą działać na jej korzyść kosztem drugiej. Ich rola polega na czuwaniu nad zgodnością czynności z prawem, a nie na walce procesowej o interes klienta.

Czy zastępca notarialny ponosi odpowiedzialność prawną?

Kto ponosi odpowiedzialność za błędy zastępcy notarialnego?

W pracy notarialnej, gdzie każdy podpis, każdy dokument i każda linijka tekstu mogą mieć poważne skutki prawne i finansowe, odpowiedzialność zawodowa to nie pusty zapis w ustawie – to fundament zawodu. Nie inaczej jest w przypadku zastępcy notarialnego. Choć działa on pod nadzorem notariusza i nie posiada pełnej samodzielności zawodowej, ponosi odpowiedzialność prawną za swoje działania – choć w nieco innym zakresie niż notariusz.

Odpowiedzialność zastępcy notarialnego – co mówi prawo?

Zastępca notarialny to osoba, która:

• ukończyła aplikację notarialną,
• zdała egzamin notarialny,
• została wpisana do wykazu zastępców notarialnych prowadzonego przez izbę notarialną.

Działa w kancelarii notarialnej, najczęściej jako osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, i wykonuje czynności zlecone przez notariusza. Choć nie może samodzielnie sporządzać aktów notarialnych, to ma realny wpływ na ich przygotowanie i przebieg wielu czynności kancelaryjnych. Z tego powodu, jeśli dopuści się błędu, niedbalstwa lub naruszenia przepisów prawa, ponosi za to odpowiedzialność.

Może to być:

• odpowiedzialność dyscyplinarna – przed organami samorządu notarialnego,
• odpowiedzialność pracownicza – przed notariuszem, który go zatrudnia,
• a w niektórych sytuacjach nawet solidarna odpowiedzialność cywilna – razem z notariuszem.

Kto odpowiada przed klientem – zastępca czy notariusz?

Z punktu widzenia klienta, który poniesie szkodę np. z powodu błędnie sporządzonego dokumentu, najważniejsze pytanie brzmi: do kogo zgłosić roszczenie? Odpowiedź daje art. 430 Kodeksu cywilnego:

„Kto na własny rachunek powierza wykonanie czynności innej osobie, podlegającej jego kierownictwu, ten ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną przez tę osobę przy wykonywaniu powierzonych jej czynności.”

To oznacza, że w pierwszej kolejności odpowiedzialność cywilną ponosi notariusz – jako przełożony, który:

• zlecił wykonanie czynności,
• miał obowiązek nadzoru nad zastępcą,
• odpowiada za jakość usług świadczonych w jego kancelarii.

Roszczenia odszkodowawcze są więc kierowane do notariusza, a nie bezpośrednio do zastępcy. Kancelaria – jako instytucja zaufania publicznego – musi dawać klientowi pewność, że jest chroniony nawet wtedy, gdy błąd popełnił nie sam notariusz, ale jego zastępca.

Odpowiedzialność zastępcy – dyscyplinarna i wewnętrzna

Choć klient może dochodzić roszczeń wobec notariusza, zastępca notarialny nie pozostaje bezkarny. Może odpowiadać:

• dyscyplinarnie – przed izbą notarialną, jeśli dopuścił się rażącego naruszenia obowiązków, etyki lub przepisów prawa,
• służbowo – np. utratą zaufania, naganą, a w skrajnych przypadkach rozwiązaniem stosunku pracy,
• zawodowo – może zostać skreślony z wykazu zastępców notarialnych, jeśli naruszenia mają charakter powtarzalny lub rażący.

Przykłady przewinień, które mogą skutkować odpowiedzialnością zastępcy:

• nieuprawnione udzielanie klientom porad prawnych,
• przygotowanie dokumentu niezgodnego z przepisami,
• złamanie zasad tajemnicy notarialnej,
• fałszywe informowanie klientów o statusie sprawy.

W najcięższych przypadkach możliwe jest nawet orzeczenie wobec zastępcy notarialnego kary dyscyplinarnej, co może skutkować zakazem dalszego wykonywania zawodu.

Kiedy odpowiedzialność może być solidarna?

Choć zwykle za szkodę odpowiada notariusz jako pracodawca, w niektórych przypadkach prawo dopuszcza solidarną odpowiedzialność – zarówno notariusza, jak i zastępcy. Może to mieć miejsce np. wtedy, gdy:

• zastępca działał z rażącym niedbalstwem,
• szkoda wynikała z działania poza zakresem uprawnień,
• notariusz nie był w stanie wykazać, że dołożył należytej staranności w nadzorze nad zastępcą.

Wówczas sąd może uznać, że obaj – zarówno notariusz, jak i jego zastępca – ponoszą wspólną odpowiedzialność za skutki prawne błędu.

Jak wygląda dzień pracy zastępcy notarialnego?

Zastępca notarialny to nie tylko „pomocnik” w kancelarii – to osoba z wykształceniem prawniczym i zdanym egzaminem notarialnym, która realnie współtworzy sprawne działanie notariatu. Choć nie posiada uprawnień notariusza, jego wkład w codzienną pracę kancelarii jest nie do przecenienia. To właśnie on przygotowuje dokumenty, kontaktuje się z klientami i wspiera notariusza na każdym etapie pracy.

Typowe obowiązki w kancelarii notarialnej

Na pierwszy rzut oka dzień pracy zastępcy może wydawać się biurowy. Ale w praktyce? To intensywny maraton z przepisami prawa, klientami i dokumentacją. Zakres obowiązków zastępcy notarialnego obejmuje:

• Przygotowywanie projektów aktów notarialnych – to główny filar codziennej pracy. Zastępca sporządza projekty umów sprzedaży nieruchomości, darowizn, testamentów, intercyz czy aktów poświadczenia dziedziczenia.
• Redagowanie dokumentów pomocniczych – pełnomocnictwa, oświadczenia woli, poświadczenia, wypisy, odpisy, wyciągi.
• Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych – m.in. rejestru aktów notarialnych, poświadczeń, depozytów.
• Archiwizacja dokumentów – zgodnie z wymogami Prawa o notariacie i przepisami kancelaryjnymi.
• Czuwanie nad zgodnością działań z przepisami – każdy dokument i każda procedura muszą być zgodne z obowiązującym prawem oraz etyką zawodową.

Warto podkreślić, że zastępca notarialny działa zawsze pod nadzorem notariusza i nie może samodzielnie sporządzać ani podpisywać aktów notarialnych – nawet jeśli formalnie posiada wpis do wykazu zastępców notarialnych prowadzonego przez izbę.

Współpraca z klientami, sporządzanie dokumentów, kontakt z urzędami

Zastępca to często pierwsza osoba, z którą klient ma kontakt po wejściu do kancelarii. I nie chodzi tu wyłącznie o powitanie – to właśnie zastępca:

• udziela informacji o wymaganych dokumentach i procedurach,
• pomaga w kompletowaniu aktów stanu cywilnego, odpisów z ksiąg wieczystych, danych z CEIDG,
• przygotowuje klientów do czynności notarialnych – wyjaśnia strukturę aktu, potrzebne dane, kolejność czynności,
• kontaktuje się z urzędami (np. USC, sądem wieczystoksięgowym) w sprawach uzupełnienia dokumentacji,
• dba o komunikację z klientem – przypomina o terminach, wyjaśnia nieścisłości, odpowiada na pytania.

W praktyce zastępca notarialny pełni rolę „operatora” wszystkich procesów organizacyjnych w kancelarii – tak, aby w momencie podpisywania aktu wszystko było gotowe, kompletne i zgodne z przepisami.

Różnice między codziennością notariusza i zastępcy

Choć notariusz i zastępca pracują ramię w ramię w jednej kancelarii, zakres ich zadań i odpowiedzialności znacząco się różni. Oto porównanie:

Zastępca to więc nie tylko „pomoc prawna” – to profesjonalista, który ma świadomość ograniczeń wynikających z braku powołania na stanowisko notariusza, ale jednocześnie przygotowuje się do awansu i uzyskania pełni uprawnień.

Ile zarabia zastępca notarialny?

Zawód zastępcy notarialnego to nie tylko etap przejściowy przed asesurą, ale także realna praca w kancelarii, która wiąże się z odpowiedzialnością, precyzją i bezpośrednim kontaktem z klientem. Choć zastępca nie ma jeszcze pełnych uprawnień notariusza, jego rola w notariacie jest nie do przecenienia – a to przekłada się na konkretne wynagrodzenie. Ile zarabia się na tym stanowisku w 2025 roku? Z czego wynikają różnice płac? I jak te stawki wypadają na tle asesora czy notariusza?

Przegląd widełek płacowych w 2025 roku

Na podstawie dostępnych danych z rynku pracy, przeciętne wynagrodzenie zastępcy notarialnego w 2025 roku wygląda następująco:

Zarobki zastępcy są więc solidne jak na stanowisko pomocnicze, ale wyraźnie niższe od stawek asesorskich i kilkukrotnie niższe niż u notariuszy prowadzących własną kancelarię. To pokazuje, że ścieżka kariery w notariacie – choć wymagająca – może być bardzo opłacalna na wyższych szczeblach.

Czynniki wpływające na wynagrodzenie

Nie każdy zastępca notarialny zarabia tyle samo. Na finalne wynagrodzenie wpływa kilka kluczowych czynników:

• Lokalizacja kancelarii – w dużych miastach (Warszawa, Kraków, Wrocław) zarobki są wyraźnie wyższe niż w mniejszych miejscowościach. Powód? Większy obrót, więcej klientów, wyższe stawki notarialne.
• Doświadczenie i staż – osoby tuż po zdanym egzaminie notarialnym (i krótkim stażu w kancelarii) otrzymują zwykle niższą podstawę. Po kilku latach pracy, nawet jako zastępca, można liczyć na lepsze warunki finansowe.
• Zakres obowiązków – zastępca notarialny, który oprócz przygotowywania projektów aktów notarialnych zajmuje się też kontaktem z urzędami, archiwizacją, obsługą klientów czy prowadzeniem rejestrów, często otrzymuje wyższe wynagrodzenie.
• Renoma i wielkość kancelarii – kancelarie obsługujące klientów korporacyjnych lub mające kilka filii mogą sobie pozwolić na wyższe wynagrodzenia dla pracowników.

Porównanie z zarobkami asesora i notariusza

Zastępca notarialny zarabia średnio ok. 5 020 zł brutto miesięcznie, co plasuje go między aplikantem a asesorem. Ale już awans na asesora oznacza skok – mediana dla asesora to 5 960 zł, a w większych miastach nawet blisko 8 000 zł. Różnica polega m.in. na uprawnieniach – asesor może samodzielnie wykonywać czynności notarialne w czasie formalnego zastępstwa, a zastępca nie.

Notariusz etatowy to już zupełnie inny poziom odpowiedzialności i zarobków – mediana 8 870 zł brutto miesięcznie, a w prywatnej kancelarii z dużym obrotem to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Kiedy kancelaria może zatrudnić zastępcę notarialnego?

Zatrudnienie zastępcy notarialnego to nie tylko formalność – to realne wsparcie dla funkcjonowania kancelarii. W warunkach rosnącej liczby klientów, coraz bardziej złożonych spraw i konieczności zachowania najwyższych standardów obsługi, obecność zastępcy bywa wręcz niezbędna. Ale kiedy i na jakich zasadach kancelaria może taką osobę zatrudnić? Odpowiedź daje ustawa – i praktyka zawodowa.

Podstawy prawne zatrudnienia zastępcy notarialnego

Zgodnie z art. 76a § 1 ustawy Prawo o notariacie, notariusz może zatrudnić zastępcę notarialnego w swojej kancelarii, ale pod kilkoma warunkami:

• Zatrudnienie odbywa się na podstawie umowy o pracę, nie współpracy czy zlecenia.
• Zastępca nie może prowadzić własnej kancelarii ani wykonywać zawodu notariusza – działa wyłącznie na rzecz i pod nadzorem notariusza.
• Osoba ta musi być wpisana do wykazu zastępców notarialnych, prowadzonym przez właściwą izbę notarialną, po złożeniu ślubowania i uzyskaniu pozytywnego wyniku egzaminu notarialnego.

Inaczej mówiąc – nawet jeśli kandydat spełnia wszystkie wymagania formalne, to bez zatrudnienia w konkretnej kancelarii i odpowiedniego upoważnienia nie może wykonywać czynności notarialnych.

Kiedy i dlaczego notariusz może zatrudnić zastępcę?

Stałe wsparcie pracy kancelarii

W wielu przypadkach zatrudnienie zastępcy notarialnego to długofalowa strategia. Taka osoba może:

• przygotowywać projekty aktów notarialnych i poświadczeń,
• kontaktować się z klientami,
• prowadzić rejestry i archiwizować dokumenty,
• wspierać organizację pracy kancelarii.

Zastępca nie działa samodzielnie, ale jego obecność pozwala znacząco odciążyć notariusza, który może skupić się na czynnościach wymagających osobistego udziału.

Czasowa nieobecność notariusza

Zgodnie z przepisami, zastępca notarialny może zostać formalnie wyznaczony do zastępstwa w razie:

• choroby notariusza,
• urlopu wypoczynkowego,
• delegacji służbowej,
• innych uzasadnionych przyczyn.

Wyznaczenie może nastąpić z inicjatywy notariusza, ale także z decyzji prezesa rady izby notarialnej lub samej rady. W takim przypadku zastępca może – w granicach udzielonego upoważnienia – wykonywać niektóre czynności notarialne samodzielnie.

Upoważnienie do określonych czynności

Nawet bez formalnej nieobecności notariusza, można upoważnić zastępcę notarialnego zatrudnionego w swojej kancelarii do wykonywania niektórych czynności organizacyjno-prawnych. Przykład? Okresy wzmożonego obłożenia pracą, konieczność przygotowania dużej liczby dokumentów, reorganizacja wewnętrzna.

Co ważne – takie upoważnienie musi mieć formę pisemną i określać zakres uprawnień, zgodnie z Prawem o notariacie.

Jak wygląda procedura zatrudnienia?

• Zatrudnienie odbywa się na podstawie umowy o pracę.
• Notariusz zgłasza zatrudnionego zastępcę do właściwej izby notarialnej.
• W przypadku przeniesienia się do innej kancelarii lub izby – dokumentacja zastępcy jest przekazywana nowemu podmiotowi.
• Każde upoważnienie do wykonywania czynności notarialnych musi być jawne i zgodne z ustawą.

Notariusz ponosi pełną odpowiedzialność za działania swojego zastępcy, nawet jeśli ten działa na podstawie udzielonego upoważnienia. W razie naruszeń – odpowiedzialność może być zarówno cywilna, jak i dyscyplinarna.